第四章 績效管理 【在線測試】
第三節 績效考評方法應用
第三單元 基于信息化的績效考評
【學習目標】
通過學習，了解基于信息化的績效考評及其優缺點,績效考評系統的構成，以及基于信息化績效考評的實施流程。
【知識要求】
一、基于信息化的績效考評
信息技術飛速發展改變著我國傳統經濟結構和社會秩序，企業所處的不再是以往物質經濟環境，而是以網絡為媒介、客戶為中心，將企業組織結構、技術研發、生產制造、市場營銷、售后服務緊密相連在一起的信息經濟環境。信息帶動管理的轉變對企業成長有著全方位影響，它將徹底改變企業原有經營思想、經營方法、經營模式，通過業務模式創新、產品技術創新，或對各種資源加大投入，借助信息化提供強有力的方法和手段進行實現，其
成功的關鍵是企業不同成長階段與信息化工具的有機結合。信息化的發展要求企業管理的變革，同時信息化的發展也為企業績效評價提供了先進的工具和手段，特別是在管理效率的提升和管理成本的控制方面，發揮了越來越重要的作用。在傳統手工處理方式下，拋開評價的工作量和繁雜性不提，收集上來的這些材料如何整理、歸檔并如何在日后需要之時及時調用就更為復雜。包括績效管理信息、登記表格等在內的所有人力資源資料均以堆積如山的表格及文檔形式加以保存。一方面，工作人員很難從中快速查找出所需的信息；另一方面，這也占用了人力資源管理專業人員大量的時間及精力，使他們無暇顧及戰略流程及溝通等更能創造價值的工作，而恰恰是這些工作才是培育組織生存所需要的競爭能力的關鍵。人力資源管理水平的提升不僅需要高素質的管理人員，更需要信息化工具進行輔助。組織績效管理亟須新技術的幫助，以便把管理者從文件堆中解放出來，去創造附加值更大的工作。而企業績效管理系統能夠提供輕松快捷的在線信息訪問與業務處理方式，大大優化了企業的人力資源管理業務流程。
基于信息化的績效管理系統依托于企業內部網的安全可靠的站點，負責為員工提供與績效管理有關的信息、表格及服務支持。它允許企業內的員工登錄，對績效管理過程、績效評價登記表格等進行訪問，由于采取了基于信息化的方式實現，有利于采取易于使用的程序使員工方便快捷地通過電子方式提交各種績效評價報告，并訪問有關績效管理的內部站點，及時獲取組織績效管理政策，并由于采用個人賬戶登錄的方式，還可以設計個性化的績效幫助。更為重要的是，績效管理系統所采用的這種實現方式進一步提高了人力資源部門的工作效率，使人力資源部門優化了業務處理流程和信息訪問方式,從而獲得了更加快捷的事務處理速度，并且網絡化績效管理系統縮短了其他部門以及其他地域的員工向人力資源部門提交相關信息所需占用的時間。此外，這種基于信息化的方式可以使數以千計的員工放棄紙面文檔方
式，轉而訪問在線人力資源門戶網站，得以削減各種打印表格以及與其相關的大量處理費用，由此節省的經費總額也將是一筆可觀的數目。
二、基于信息化績效考評的優勢與不足
如前所述，基于信息化的績效考評在提高管理效率、降低管理成本等方面優勢巨大，但是也由此帶來了一些不足之處。具體來看，其優勢和不足主要體現在以下幾方面：
(一)基于信息化績效考評的優勢
1．克服地域性差異給績效考評帶來的問題。
2．信息化系統可簡化考評管理工作，降低考評過程的復雜性。
3．保持了整個考評過程的適時性和報考性。一方面，考評者和被考評者可以在網上進行一定的交流．并對考評過程提出修改意見與建議；另一方面,整個考評過程都在信息系統上進行，增大了考評過程的靈活性，使考評更加方便快捷。
4．大大降低了考評成本。基于信息化的績效考評，主要是通過考評過程的自動化來節約行政管理成本。如無紙化辦公就可節約大量的行政管理費用。另外，采用這種績效考評模式還有利于實現資源共享，形成行業規范。
5．增加了績效考評的保密性。在傳統的績效考評方式下，考評者會擔心自己對別人的評分信息被泄露，特別是在評價上級的時候，因此往往存在顧慮，無法進行真實的評價。而通過信息化的方式，在一定程度上能夠防止別人看到自己的考評記錄。使考評者可以放心大膽地進行考評。
(二)基于信息化績效考評的不足
1．受公司信息化程度影響大。基于信息化的績效考評，要求每個參與人員熟練地使用系統，但我國目前大多數公司的信息化建設剛剛起步，并且一些員工(特別是信息化操作不是很熟練的人員)對系統不是很了解，因此操作起來比較困難。
2．存在信息安全隱患。基于信息化的績效考評要求被考評者、考評者、協調人員之間通過信息系統進行聯系和交流，如果操作不當或出現事故，則會對考評工作造成嚴重打擊，因此需要采取有效的措施進行安全保護。
【能力要求】
一、基于信息化績效考評系統的構建
一般而言。績效管理系統往往由以下三個部分構成：
(一)績效考評后臺系統
績效考評后臺系統主要是為了搭建績效考評的基礎平臺，并對具體的考評任務進行管理，其主要功能如下：一是要搭建組織架構，即按照真實的組織機構狀況，將全體人員按照級別、部門以及崗位集成到績效考評系統之中，作為績效考評的基礎。二是要構建考評體系，將事先設計好的考評指標體系、考評標準、指標權重、考評方法等內容集成到績效考評系統之中，并根據實際情況對相關內容進行適時調整。三是明確考評權限，對各級管理人員以及員工進行不同的權限設置。例如，高管人員具有針對全體員工的考評權、監督權和績效結果的審查權；而部門主管的權限內容往往只集中在本部門；對于基層員工來說。則只能對部分人員的個別指標進行考評，只能查看自己的績效結果。四是設定運算方法，具體包括根據不同考評主體的打分及權重計算對某項指標的評分、根據不同績效指標的得分及權重計算總體得分等等。五是管理考評結果。個人績效結果得出以后。后臺管理人員還要承擔績效結果維護的職責，包括處理績效結果申訴、績效結果分析等，有時還需要根據部門考評系數、工作難度系數等對績效結果進行調整，以確保績效結果的科學、準確、公平。
(二)績效考評實施系統
績效考評實施系統的主要功能包括：支持績效數據的錄入，幫助考評者對考評對象進行打分，以及計算績效考評分數。對于一些定量性質的指標而言，例如產品數量、財務回報率以及市場份額等，可以有客觀數據的支持。對于這些指標而言，就可以通過績效考評系統，由相關人員將收集得來的數據進行錄入，作為績效考評的數據支持。而對于一些定性類指標而言，主要是對工作能力和工作態度方面的評價，則需要由各類考評者來進行打分。通過后臺系統的設置。每位管理者和員工在登錄績效管理系統后都可以看到自己所要評價的人員及其考評指標，然后就可以根據自己的了解比照考評標準進行打分。定量指標和定性指標的數據全部形成之后。就可以通過后臺設置的運算方式對指標進行加權匯總，最后形成每位被考評者的考評結果。
(三)績效結果分析系統
績效管理的最終目的并不是要得出績效考評結果，而是要在考評的基礎上實現績效改進．因此對績效結果的分析和反饋至關重要。績效結果計算得出之后，績效結果分析系統便可以根據實際需要,以智能化的形式將績效結果展示，并可以進行詳細的分析比較。管理人員可以查看下屬的績效，了解下屬人員的優勢與不足，幫助下屬進行績效改進，或者將績效結果作為培訓、晉升和獎金發放的依據。每位員工也可以對自己的績效進行分析，如果績效結果分析系統做得精細，每位員工甚至可以查看所有指標的得分，以及不同類型考評者對他的評價，當然這必須基于匿名的原則。因此，通過績效結果的分析與反饋，可以有效促進個人績效的改進和組織績效的提升。
二、基于信息化績效考評的實施流程
隨著信息技術的不斷發展，當前基于信息化的績效管理已經成為企業特別是一些大中型企業的常用手段，在企業績效管理中發揮著日益重要的作用。盡管具體的操作界面和管理辦法不同，但是大體的操作步驟基本一致，具體包括：
(一)績效考評體系的構建
信息技術使績效管理的操作變得簡潔易行，傳統上一些非常難以實施的績效管理手段也可以得以實現，但無論如何，績效管理的科學性還有賴于績效管理體系本身，而信息化只是實現績效管理的技術手段。在績效管理系統從無到有的過程中，人力資源部門、信息部門以及相關領域的專家需要跟組織績效管理體系來進行系統架構的設計，當然隨著績效管理信息化的日益深入，這些架構已經有很多成熟的模板可供參考，組織只需要在借鑒的基礎上根據組織實際情況微調即可，而這里的重點工作主要是將績效指標體系、標準、權重以及權限等設置清楚，通過調試確保績效管理系統能夠順利運行。而隨著績效管理系統的不斷應用和修正，這部分工作的內容便不再那么復雜,相關負責人只需要根據新一年度的情況對相關內容進行調整即可。
(二)實施績效考評
績效考評體系構建完成之后，就可以利用系統來實施績效考評。在這一階段，每名員工有一個“賬號”，登錄后一方面可以看到自己的績效考評指標體系，明確自身工作任務，為實現績效目的而努力；另一方面則可以看到自己所要評價的對象和指標，具體何時可以進行評價要根據考評周期的設定情況而定。有些指標考評周期較短，需要按周錄入；有些指標考評周期較長，只需要在年底進行評價即可。對考評者的各個評價指標進行打分后，考評者就可以按“提交”按鈕將結果發送到系統的數據庫中，系統在收到所有的考評結果后，將進入處理程序進行數據整理。這一過程包括對于定量指標，根據預先設定的計算規則計算得出指標的具體得分。以表4—12中產品合格率指標為例，假如評價期內該員工產品合格率為96％，則該指標在評價期內的得分則為9．6分(96％對應的分值為96分，再乘以10％的權重，計算得分為9．6分)；對于定性指標，分類計算出各類考評者對每個績效指標評價的平均分，將得到的平均分按事先確定的權重進行加權計算，初步得
出被評價者的總的績效評分。表4—13為某生產組長的能力指標考評結果，可以看出其最終得分是通過上級、同事和下級的考評結果加權平均計算得出。
(三)考評結果分析
在計算機得到績效評價結果后，應當及時將考評結果反饋給員工。這時員工在登錄自己的績效考核“賬戶”時可以得到以下信息：各類人員對自己的評分和考核表上各個項目的評分，以及這些評分經過加權后的總分。要特別指出的是這種分數是上級、同級、下級對自己的打分情況，而不是具體某個人對自己的打分情況。正如表4—13就可以反映出不同級別人員對其能力的評價結果。系統還可以向員工提供其在某個具體指標上的統計分析結果，并給出等級。在一些類似于能力、態度等有全體可比性的項目上，系統還可以向員工提供查詢自己在這一單項指標上的排隊情況。另外，員工還可以查看自己的歷史數據并進行縱向比較，看自己各個方面的進步情況和改進效果。當然，如果員工認為自己的績效結果存在問題，還可以通過系統向績效管理部門進行申訴，以保證績效結果的準確性。
對于管理者而言，可以查看自己績效結果的同時，還可以對下屬員工的績效進行比較，具體包括：不同員工總體績效的比較、不同員工單項指標的比較、個體員工績效數據的歷史比較，等等。在對績效結果進行分析之后，就可以與員工共同制定績效改進計劃。
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