管理是由多個環節組成的過程，即：
（1）提出問題；
（2）籌劃——提出解決問題的可能的方案，并對多個可能的方案進行分析；
（3）決策；
（4）執行；
（5）檢查。
這些組成管理的環節就是管理的職能。管理的職能在一些文獻中也有不同的表述，但其內涵是類似的。
下面以一個示例來解釋管理職能的含義：
（1）提出問題——通過進度計劃值和實際值的比較，發現進度推遲了；
（2）籌劃——加快進度有多種可能的方案，如改一班工作制為兩班工作制，增加夜班作業，增加施工設備和改變施工方法，應對這三個方案進行比較；
（3）決策——從上述三個可能的方案中選擇一個將被執行的方案，即增加夜班作業；
（4）執行——落實夜班施工的條件，組織夜班施工；
（5）檢查——檢查增加夜班施工的決策有否被執行，如已執行，則檢查執行的效果如何。
如通過增加夜班施工，工程進度的問題解決了，但發現新的問題，施工成本增加了，這樣就進入了管理的一個新的循環：提出問題、籌劃、決策、執行和檢查。整個施工過程中管理工作就是不斷發現問題和不斷解決問題的過程。
以上不同的管理職能可由不同的職能部門承擔，如：
（1）進度控制部門負責跟蹤和提出有關進度的問題；
（2）施工協調部門對進度問題進行分析，提出三個可能的方案，并對其進行比較；
（3）項目經理在三個可供選擇的方案中，決定采用第一方案，即增加夜班作業；
（4）施工協調部門負責執行項目經理的決策，組織夜班施工；
（5）項目經理助理檢查夜班施工后的效果。
業主方和項目各參與方，如設計單位、施工單位、供貨單位和工程管理咨詢單位等都有各自的項目管理的任務和其管理職能分工，上述各方都應該編制各自的項目管理職能分工表。