例：大圣公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據借款憑證編制現金付款憑證，其會計分錄為：
借：其他應收款——備用金（行政科） 1600
貸：現金 16O0
行政科購買辦公用品1520元后憑發票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現金80元，財務部門編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用 1520
現金 80
貸：其他應收款——備用金（行政科） 1600
出納員收回多借的未用現金80元。
如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規定編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用 1780
貸：其他應收款——備用金（行政科） 16O0
現金 180
出納員付給行政科現金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現金180元。
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