內容

概念

建設工程文件：在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件
建設工程檔案：在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案

特征

(1)分散性和復雜性：建設工程周期長，生產工藝復雜，建筑材料種類多，建筑技術發展迅速，影響建設工程因素多種多樣，工程建設階段性強并且相互穿插。分散性和復雜性決定了建設工程文件檔案資料是多層次、多環節、相互關聯的復雜系統
(2)繼承性和時效性：隨著建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑企業管理水平的不斷提高和發展，文件檔案資料可以被繼承和積累。同時，建設工程文件檔案資料有很強的時效性，文件檔案資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文件檔案資料一經生成，就必須傳達到有關部門，否則會造成嚴重后果
(3)全面性和真實性：建設工程文件檔案資料只有全面反映項目的各類信息，才更有實用價值，必須形成一個完整的系統。另外，建設工程文件檔案資料必須真實反映工程情況，包括發生的事故和存在的隱患
(4)隨機性：部分建設工程文件檔案資料的產生有規律性，但還有相當一部分文件檔案資料產生是由具體工程事件引發的，因此建設工程文件檔案資料是有隨機性的
(5)多專業性和綜合性：建設工程文件檔案資料涉及多種專業并同時綜合了質量、進度、造價、合同、組織協調等多方面內容

內容

通用職責

(1)工程各參建單位填寫的建設工程檔案應以施工及驗收規范、工程合同、設計文件、工程施工質量驗收統一標準等為依據
(2)工程檔案資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應采用統一表格，特殊要求需增加的表格應統一歸類
(3)工程檔案資料進行分級管理，建設工程項目各單位技術負責人負責本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負責審核，各相關單位檔案管理員負責工程檔案資料的收集、整理工作
(4)對工程檔案資料進行涂改、偽造等，應按規定予以處罰

建設單位職責

(1)在工程招標及與勘察、設計、監理、施工等單位簽訂協議、合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求
(2)收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔
(3)負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作
(4)收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案
(5)在組織工程竣工驗收前，應提請當地城建檔案管理部門對工程檔案進行預驗收
(6)對列入當地城建檔案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗收3個月內，向當地城建檔案管理部門移交一套符合規定的工程文件
(7)必須向參與工程建設的勘察設計、施工、監理等單位提供與建設工程有關的原始資料，原始資料必須真實、準確、齊全
(8)可委托承包單位、監理單位組織工程檔案的編制工作

監理單位職責

(1)應設專人負責監理資料的收集、整理和歸檔工作，在項目監理部，監理資料的管理應由總監理工程師負責，并指定專人具體實施，監理資料應在各階段監理工作結束后及時整理歸檔
(2)監理資料必須及時整理、真實完整、分類有序
(3)可以按照委托監理合同的約定，接受建設單位的委托，監督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作
(4)編制的監理文件的套數、提交內容、提交時間，應按照現行《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328—2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時移交建設單位，由建設單位收集和匯總

施工單位職責

(1)實行技術負責人負責制，逐級建立、健全施工文件管理崗位責任制，配備專職檔案管理員，負責施工資料的管理工作
(2)建設工程實行總承包的，總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位
(3)可以按照施工合同的約定，接受建設單位的委托進行工程檔案的組織、編制工作
(4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設單位進行工程竣工驗收
(5)負責編制的施工文件的套數不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應有完整施工文件移交建設單位及自行保存，保存期可根據工程性質以及地方城建檔案管理部門有關要求確定

地方城建檔案管理
部門職責

(1)負責接收和保管所轄范圍應當永久和長期保存的工程檔案和有關資料
(2)負責對城建檔案工作進行業務指導，監督和檢查有關城建檔案法規的實施
(3)列入向本部門報送工程檔案范圍的工程項目，其竣工驗收應有本部門參加并負責對移交的工程檔案進行驗收

內容

質量要求

(1)歸檔的工程文件一般應為原件
(2)工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程
(3)工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合
(4)工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水；不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等
(5)工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備
(6)工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖樣宜采用國家標準圖幅
(7)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖樣一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖的復印件
(8)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章
(9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖
(10)不同幅面的工程圖樣應按《技術制圖復制圖的折疊方法》(GB/T10609.3—2009)統一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面
(11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術指標(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標準，保證質量，以適應長期安全保管
(12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰、聲音清楚、文字說明或內容準確
(13)工程文件應采用打印的形式并使用檔案規定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處

立卷原則

立卷應遵循工程文件的自然形成規律，一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷

立卷方法

(1)工程準備階段文件可按單位工程、分部工程、專業、形成單位等組卷
(2)監理文件、施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷
(3)竣工圖、竣工驗收文件可按單位工程、專業等組卷

卷內文件的排列

(1)文字材料按事項、專業順序排列。同一事項按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列
(2)圖樣按專業排列，同專業圖樣圖號順序排列
(3)既有文字材料又有圖樣的案卷，文字材料排前，圖樣排后

案卷的編目

(1)編制卷內文件頁號
(2)編制卷內目錄
(3)編制卷內備考表
(4)編制案卷封面

內容

建設工程檔案的驗收

(1)列入城建檔案管理部門檔案接收范圍的工程，建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請城建檔案管理部門對工程檔案進行預驗收
(2)城建檔案管理部門在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內容：
1)工程檔案分類齊全、系統完整
2)工程檔案的內容真實，準確地反映工程建設活動和工程實際狀況
3)工程檔案已整理立卷，立卷符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》的規定
4)竣工圖繪制方法、圖式及規格等符合專業技術要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章
5)文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備
6)文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求
(3)國家、省市重點工程項目或一些特大型、大型的工程項目的預驗收和驗收，必須有地方城建檔案管理部門參加
(4)為確保工程檔案的質量，各編制單位、地方城建檔案管理部門、建設行政管理部門等要對工程檔案進行嚴格檢查、驗收。編制單位、制圖人、審核人、技術負責人必須進行簽字或蓋章。對不符合技術要求的，～律退回編制單位進行改正、補齊，問題嚴重者可令其重做。不符合要求者，不能交工驗收
(5)凡報送的工程檔案，如驗收不合格將其退回建設單位，由建設單位責成責任者重新進行編制，待達到要求后重新報送。檢查驗收人員應對接收的檔案負責
(6)地方城建檔案管理部門負責工程檔案的最后驗收，并對編制報送工程檔案進行業務指導、督促和檢查

建設工程檔案的移交

(1)列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設單位在工程竣工驗收后3個月內向城建檔案管理部門移交一套符合規定的工程檔案
(2)停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設單位保管
(3)對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計單位、監理單位、施工單位據實修改、補充和完善工程檔案。對改變的部位，應當重新編寫工程檔案，并在工程竣工驗收后3個月內向城建檔案管理部門移交
(4)建設單位向城建檔案管理部門移交工程檔案時，應辦理移交手續，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接
(5)施工單位、監理單位等有關單位應在工程竣工驗收前將工程檔案按合同或協議規定的時間、套數移交給建設單位，辦理移交手續