(一)項目監理機構文件資料管理的基本職責如下：
(1)應建立和完善監理文件資料管理制度，宜設專人管理監理文件資料。
(2)應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監理文件資料，宜采用信息技術進行監理文件資料管理。
(3)應及時整理、分類匯總監理文件資料，并按規定組卷，形成監理檔案。
(4)應根據工程特點和有關規定，保存監理檔案，并應向有關單位、部門移交需要存檔的監理文件資料。
(二)管理要求
1．工程監理文件資料收文與登記
項目監理機構所有收文最后由項目監理機構負責收文人員簽字。對于工程照片及聲像資料等，應注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監理工程師或由其授權的監理工程師進行處理，重要文件內容應記錄在監理日志中。
2．工程監理文件資料傳閱與登記
工程監理文件資料需要由總監理工程師或其授權的監理工程師確定是否需要傳閱。每一位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。文件資料傳閱期限不應超過該文件資料的處理期限。
3．工程監理文件資料發文與登記
工程監理文件資料發文應由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名，并加蓋項目監理機構圖章。發文應留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據文件簽發人指示確定文件責任人和相關傳閱人員。
4．工程監理文件資料分類存放
工程監理文件資料應保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應保持記錄介質的清潔和不破損。工程監理文件資料的分類原則上可按施工單位、專業施工部位、單位工程等進行分類，以保證工程監理文件資料檢索和歸檔工作的順利進行。
5．工程監理文件資料組卷歸檔
工程監理文件資料編制要求
(1)歸檔的文件資料一般應為原件。
(2)文件資料的內容及其深度須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準的要求。
(3)文件資料的內容必須真實、準確，與工程實際相符。
(4)文件資料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。
(5)文件資料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。
(6)文件資料中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297mmX210mm)。紙張應采用能夠長時間保存的韌力大、耐久性強的紙張。
(7)文件資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術指標(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標準，保證質量，以適應長期安全保管。
(8)文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容準確。
(9)文件資料應采用打印形式并使用檔案規定用筆，手工簽字，在不能使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。
工程監理文件資料組卷方法及要求
(1)組卷原則及方法：
1)組卷應遵循監理文件資料的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用；
2)一個建設工程由多個單位工程組成時，應按單位工程組卷；
3)監理文件資料可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。
(2)卷內文件排列：
1)文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。
2)圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。
3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。
6．工程監理文件資料驗收與移交
