一、工程檔案管理制度
1、 所有的工程設備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。
2、 各類檔案應按系統分類：強電、弱電、空調、機管，統一存放檔案盒并貼上標簽。
3、 檔案及圖紙是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應由總工程師及系統工程師組成鑒定小組研究后決定。
4、 借閱檔案須經相應系統的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續借的要重新登記。
二、維修檔案管理制度
1、 維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統一管理。
2、 設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調、裝修分類。
3、 檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。
4、 文員根據返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。
5、 文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。
6、 文員每月對維修檔|考|試大|案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。
7、 維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。
