3)協(xié)商與交流
生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)建立并保持程序，做出文件化的安排，促進(jìn)其就有關(guān)職業(yè)健康安全信息與員工和其他相關(guān)方(如分承包方人員、供貨方、訪問者)進(jìn)行協(xié)商和交流。
生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)在企業(yè)內(nèi)建立有效的協(xié)商機(jī)制(如成立健康安全委員會(huì)或類似機(jī)構(gòu)、任命員工職業(yè)健康安全代表及員工代表、選擇員工加入職業(yè)健康安全實(shí)施隊(duì)伍等)與協(xié)商計(jì)劃，確保能有效地接收到所有員工的信息，并安排員工參與以下活動(dòng)：
(1)方針和目標(biāo)的制定及評(píng)審、風(fēng)險(xiǎn)管理和控制的決策(包括參與與其作業(yè)活動(dòng)有關(guān)的危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制決策)；
(2)職業(yè)健康安全管理方案與實(shí)施程序的制定與評(píng)審；
(3)事故、事件的調(diào)查及現(xiàn)場職業(yè)健康安全檢查等；
(4)對影響作業(yè)場所及生產(chǎn)過程中職業(yè)健康安全的有關(guān)變更(如引入新的設(shè)備、原材料、化學(xué)品、技術(shù)、過程、程序或工作模式或?qū)λ鼈冞M(jìn)行改進(jìn)所帶來的影響)而進(jìn)行的協(xié)商。
4)文件化
生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)保持最新與充分的并適合企業(yè)實(shí)際特點(diǎn)的職業(yè)健康安全管理體系文件，以確保建立的職業(yè)健康安全管理體系在任何情況下(包括各級(jí)人員發(fā)生變動(dòng)時(shí))均能得到充分理解和有效運(yùn)行。
職業(yè)健康安全管理體系文件應(yīng)以適合自身管理的形式(如書面或電子形式)予以建立與保持，并應(yīng)包括下列內(nèi)容：
(1)職業(yè)健康安全方針和目標(biāo)；
(2)職業(yè)健康安全管理的關(guān)鍵崗位與職責(zé)；
(3)主要的職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)及其預(yù)防和控制措施；
(4)職業(yè)健康安全管理體系框架內(nèi)的管理方案、程序、作業(yè)指導(dǎo)書和其他內(nèi)部文件。
5)文件與資料控制
生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)制定書面程序，以便對職業(yè)健康安全文件的識(shí)別、批準(zhǔn)、發(fā)布和撤銷以及職業(yè)健康安全有關(guān)資料進(jìn)行控制，確保其滿足下列要求：
(1)明確體系運(yùn)行中哪些是重要崗位以及這些崗位所需的文件，確保這些崗位得到現(xiàn)行有效版本的文件。
(2)無論在正常還是異常情況(包括緊急情況)下，文件和資料都應(yīng)便于使用和獲取。例如，在緊急情況下，應(yīng)確保工藝操作人員及其他有關(guān)人員能及時(shí)獲得最新的工程圖、危險(xiǎn)物質(zhì)數(shù)據(jù)卡、程序和作業(yè)指導(dǎo)書等。
(3)職業(yè)健康安全管理體系文件應(yīng)書寫工整，便于使用者理解，并應(yīng)定期評(píng)審，必要時(shí)予以修改。
(4)傳達(dá)到企業(yè)內(nèi)所有相關(guān)人員或受其影響的人員。
(5)建立現(xiàn)行有效并需控制的文件與資料發(fā)放清單，并采取有效措施及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回或防止誤用。
(6)根據(jù)法律、法規(guī)的要求和(或)保存知識(shí)的目的，對留存的檔案性文件和資料應(yīng)予以適當(dāng)標(biāo)識(shí)。
6)記錄與記錄管理
生產(chǎn)經(jīng)營單位建立和保持程序，用來標(biāo)識(shí)、保存和處置有關(guān)職業(yè)健康安全記錄。
生產(chǎn)經(jīng)營單位的職業(yè)健康安全記錄應(yīng)填寫完整、字跡清楚、標(biāo)識(shí)明確，并確定記錄的保存期，將其存放在安全地點(diǎn)，便于查閱，避免損壞。重要的職業(yè)健康安全記錄應(yīng)以適當(dāng)方式或按法規(guī)要求妥善保護(hù)，以防火災(zāi)和損壞。