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施工企業的合同管理

來源:233網校 2010年4月19日

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建筑工程施工合同又稱建筑安裝工程承包合同,簡稱施工合同,是發包人(建設單位或總包單位)和承包人(施工單位)之間,為完成商定的建筑安裝工程,明確相互權利、義務關系的協議。施工合同的當事人有發包人和承包人,承包人是指具備與工程相應資質和法人資格的國有企業、集體企業、私營企業。
一、合同管理在施工企業生產經營中的作用
(一)合同管理與投標工作的聯系
施工企業的投標工作其核心是編寫投標文件。投標文件的主要內容有投標書、報價清單或概預算書、施工組織設計。這就確定了合同的三大目標。
(1)工期:包括工程的總工期,工程開始、工程結束的具體日期以及工程中的一些主要活動的持續時間。它在合同協議書中,在施工進度計劃中規定。
(2)價格:包括工程總價格,各單項工程的價格。它們由中標通知書,合同協議書或報價單來定義。是承包人完成工程責任所應得的報酬。
(3)工程質量、規模和范圍:如質量標準、技術規范,這由圖紙、規范、合同條件、工程量表來完成。
合同管理就是要保證這些目標的實現。因為在制定這三大目標時,要考慮企業的承受力,考慮合同簽訂后其履行能力的可行性。因此,投標工作是合同管理目標的確定工作,是合同管理的基礎工作,它的水平高低與施工企業盈虧有直接的關系,談判合同、評審合同,都是減少合同目標風險系數的行為。 
(二)合同管理與項目管理的關系
施工項目管理是施工企業對一個建筑安裝產品的施工過程及成果進行計劃、組織、指揮、協調和控制。項目管理與合同管理有著密不可分的關系:
1、項目經理部是依據施工合同而成立的。工程項目經過投標中標了,才有可能成立項目經理部。成立項目經理部是合同管理的繼續。項目經理部與企業之間簽訂的內部承包合同是合同目標的具體化。
2、工程項目管理以合同管理作為起點,施工合同確定工程項目的質量、工期、價格三個目標值,這三大目標正是項目經理部控制質量、進度、投資的三個方面依據,是將施工合同的目標作為項目實施的目的的。 
3、工程項目的實施和管理全部工作都可以納入合同管理的范圍,合同管理配合項目實施的全過程和各個方面,對整個項目的實施起總控制和總保證作用。
從上述看,合同管理是工程項目管理的核心,工項目管理是圍繞著合同管理而進行的。
(三)合同管理與索賠管理的關系來源:www.examda.com
索賠的內容包括:1、根據權利而提出要求;2、有所根據而索賠的款項;3、根據權利而提出法律上的要求。
工程索賠是在合同的履行過程中,合同一方因對方不履行合同或沒有全面地履行合同所設定的義務而遭受損失時,向對方提出的賠償要求成補償要求。在實際中,承包人也就是施工企業有哪些事項可以索賠呢?有三方面:第一方面是業主違約,包括:
(1)業主未按合同規定交付施工場地;考試大論壇
(2)業主未在合同規定的期限內辦理土地征用,青苗樹木賠償,房屋拆遷,清除地面和地下障礙等工作,沒有或沒有完全具備施工條件;
(3)業主未接合同規定將施工所需要的水、電、電訊線路從施工場外部接至約定地點;
(4)業主沒有按合同規定開通施工特地與城鄉公共道路的通道,施工場地的主要交通干道沒滿足施工運輸的需要,沒有保證施工期間的暢通;
(5)業主沒有接合同約定及時向承包商提供施工場地的工程地質和地下管網線路資料或提供的數據不符合真實、準確的要求;
(6)業主沒有按合同的規定提供應由業主提供的建筑材料、機械設備;
(7)業主拖延合同規定的責任,如拖延圖紙批準,拖延隱蔽工程的驗收,拖延對承包商所提問題的答復,造成施工延誤;
(8)業主未按合同規定的時間和數量支付工程款。
[page]第二方面是合同文件的缺陷:指合同文件本身存在著問題使承包商造成費用增加,工期延長。
第三方面是合同變更,包括:
(1)業主對工程項目有了新的要求,如提高建筑標準或削減預算等等;
(2)施工中發現設計有錯誤,必須修改設計圖紙;
(3)發生不可抗力,必須進行合同變更;
(4)產生新的施工技術,有必要改變原設計、原實施方案;
(5)政府部門對工程項目有新要求;www.examda.com考試就到考試大
(6)施工現場的施工條件與原來的勘察有很大不同。
上述事項如發生,遵循索賠程序,在索賠證據確鑿的條件下,都可以根據合同向業主提出索賠并得到損失的補償。因而,合同管理是索賠管理的依據,依據本身明確、清楚索賠才能成立。
(四)合同管理與工程結算的關系
合同管理的成功與失敗,在工程結算時將必然得到驗證。合同管理得好,施工企業就能選到預期的效益目標,否則,將造成巨大的損失。施工中往來函件、工程簽證缺乏記錄和必要的資料保管,尤其施工過程中,由于業主的原因停工幾年,但無任何索賠證據,結算時很困難,前后算了三、四次帳,持續了兩年,結果虧損了上千萬。這驗證了合同管理不善帶來的弊端。
二、施工企業加強合同管理才能迎接國際接軌的挑戰
1、我國經濟體制改革的基本目標是建立社會主義市場經濟體制,退漸完善市場經濟法規,建立市場經濟運行秩序。這表明今后我國市場經濟運行秩序將會逐步好轉,建筑市場也將進步法制化、規范化。在這個過程中,合同和合同管理體制規范市場行為的主要手段之一。 
2、隨著進一步改革開放和我國加入wto,我國的工程項目管理將逐漸與國際接軌,現在我國建設投資已呈多元化,國內的外資項目均按國際慣例進行管理,例如采用fidc(合同條件),實行嚴格的合同管理。并且目前我國已實行監理制度,按國際慣例,監理工程師的職責就是進行嚴格的合同管理,這對施工企業是一股強大的壓力。不提高合同管理水平,工程中當事人雙方的整體管理水平就不平衡,承包商會處于更加不利的地位。 
3、目前建筑市場過于向買方傾斜,競爭更加激烈,工程合同價格中包括的利潤逐漸減少,合同風險增大,條件苛刻。承包商如果沒有有力的合同管理,很難獲得盈利,稍有不慎即會造成虧損。市場競爭越激烈,越要重視合同和合同管理。競爭只有靠管理水平的提高,才能立于不敗之地。
4、我國建筑企業已面向國際市場參與競爭,但合同管理仍是企業管理中的最薄弱的環節之一。施工企業要想適應市場經濟的要求,參與國際競爭,沒有高水平的合同管理是不行的。
三、加強施工企業合同管理的措施與方法
1、建立施工企業的合同管理系統。采集者退散
合同管理系統,就是施工企業從上向下建立起一支專業管理隊伍,實行系統管理。作為獨立法人的施工企業,建立合同專門管理機構,這個機構等同于企業三總師室或工程部,是內部管理機構。各項目經理部也設立專職合同管理人員,隸屬于企業合同專門管理機構。施工企業應制定施工合同管理辦法,將合同管理系統的職責、權利、分工,用內部管理規定的形式確立下來。將合同管理系統分為兩極,公司級和項目級。
2、制定施工企業的合同管理制度
除了有專門的合同管理體系外,施工企業還必須建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。這些制度包括:
(1)合同的審查批準制度
施工企業在施工合同簽訂前還應實行審查、批準制度。即在各業務部門會簽后,送交合同專門管理機構或法律顧問審查,再報請法人代表簽署意見,明確表示同意對外正式簽訂合同。這樣,通過嚴格的手續,使合同簽訂的基礎更加牢靠。
(2)印章管理制度來源:
施工企業的合同專用章是代表企業在經營活動中對外行使權利、承擔義務、簽訂合同的憑證。因此,企業對合同專用章的使用、保管要有嚴格的規定,要建立合同使用登記記錄,合同專用章要由合同管理人員專門保管、簽印,實行專章專用,尤其不準在空白合同上加蓋印章。凡外出簽訂合同應由合同專用章的管理人員與辦理簽約的人一同前往簽約。如合同專用章管理人員利用合同專用章謀取個人私利,應追究其行政或法律責任。 
(3)合同統計考查制度
合同統計考查制度就是利用科學方法、利用統計數字反饋合同訂立、履行情況。通過對統計數字的分析,總結經驗,找出教訓,為企業經營決策提供重要的依據。
合同統計的內容一般包括中標率、談判成功率、合同履行率等等指標。
(4)合同信息管理制度
施工企業的合同由于種類多,數量大,變更頻繁,人為管理效率低,可能不還會出錯,必須借助先進的手段建立計算機信息系統來管理,才能達到檔案化、信息化。計算機信息系統能保證正確分析合同管理情況,適應中國經濟的發展趨勢。 
[page]3、施工企業的法定代表人,總經濟師、項目經理必須掌握合同管理的知識。
(1)企業的法定代表人、總經濟師是企業主要經營決策者,掌握合同管理的有關知識是領導現代企業必備的素質。前面已經論述過合同管理是企業的生命線,企業要生存,要在競爭中取勝,企業高層領導應適應客觀要求。
(2)項目經理也應精通合同,熟悉合同管理和索賠工作。
現代企業管理不僅需要專職的合同管理人員和機構,而且要求項目管理人員在掌握合同管理的知識前提下進行工程索賠。 
4、做好合同簽訂時的管理,為履行合同打好基礎。
建筑工程具有投資大、工期長、結構復雜、受場內場外環境影響大,不可預見性因素多的特點。施工合同應盡量做到內容完整,條款說盡,表聯明確、嚴密。為此,合同談判人員要在合法、依法、平等原則的基礎上,通過對工程信息的調研與反饋,制定出嚴密、周詳、可行的談判方案,不打無準備之仗。
5、認真履行合同,加強履約管理
(1)履約管理的依據--合同分析。
合同分析是從執行的角度分析、補充、解釋合同,將合同目標和合同規定落實到合同實施的具體問題上和具體事件上。
a、分析合同漏洞,解釋爭議內容。
工程施工的情況是千變萬化的,再標準的合同也難免會有漏洞,找出漏洞并加以補充,此可減少合同雙方的爭執。另外合同雙方爭執的起因往往是對合同條款理解的不一致,分析條文的意思,就條文的理解達成一致,才能為索賠工作打開通道。
b、分析合同風險,制定風險對策。來源:考的美女編輯們
界定和確認工程項目所承擔的風險是什么,風險影響程度大小,才能找到對策和措施去控制風險,規避風險。
c、分解合同并落實合同責任。
主要是加強合同交底工作:項目經理部對所有的合同均進行全交底,以會議與書面相結合的形式向全體員工介紹各個合同的承包范圍、各方的責任與義務、合同的主要經濟指標,合同存在的風險,履約中應注意的問題,將合同責任進行分解,具體落實到職能部門與個人。同時,設置專職合同管理,對項目各部門的履約情況進行管理、分析,協調各部門的聯系,這樣可加大合同管理力度,提高全員合同管理的意識。 
(2)履約管理的方式--合同控制。
合同控制指承包商的合同管理組織為保證合同所約定的各項義務的全面完成及各項權利的實現,以合同分析的成果為基準,對整個合同實施過程的全面監督、檢查、對比、引導及糾正的管理活動。
合同的控制方法有主動控制和被動控制。主動控制是預先分析目標偏離的可能性,擬訂和采取預防性措施,以保證目標得以實現。被動控制是從計劃的實際中發現偏差,對偏差采取措施及時糾正的控制方式。
合同控制的首要內容是對合同實施情況追蹤,追蹤的對象如:a、具體的合同事件:包括工程的質量、工期、成本、分包商的工作:對分包商的工程缺陷提出意見,提出警告,責成他們改進;c、對業主和監理工程師的工作跟蹤:他們是否及時下連命令,做出答復,及時支付工程款項、追蹤工程的總體情況:如整體工程的秩序如何,已完工程是否通過驗收,有無大的工程事故,進度是否出現拖期,計劃和實際成本有無大的偏差等。通過追蹤收集、整理,能反映出實際狀況的各種資料和數據,如進度報表、質量報告,成本和費用收支報表等,將這些信息與工程目標,如合同文件進行對比分析,對偏差進行處理,進行調整,可以采取組織措施派遣得力的管理人員;可以采取技術措施,采取更有效的施工方案或新技術;可以采取經濟措施對工作人員進行經濟激勵;最有效的措施是合同措施,如找出業主的責任,通過索賠降低自己的損失。如發現業主有意不支付工程款,發生合同虧損,要及早確定戰略,采取各種辦法,減少倉己的損失。
(3)履約管理的重點--工程索賠管理。總之,隨著改革開放,建筑市場不斷規范,建筑業不斷發展,申奧的成功給建筑業帶來勃勃生機,合同管理已經成為施工企業的全民管理,它的研究將略我們帶來更多的啟示。 
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