貸后檔案管理

個(gè)人住房貸款檔案是對銀行在經(jīng)辦和管理個(gè)人住房貸款工作中形成的具有史料價(jià)值及參考利用價(jià)值的貸款管理專業(yè)技術(shù)材料的總稱。個(gè)人住房貸款檔案管理是指個(gè)人住房貸款發(fā)放后有關(guān)貸款資料的收集整理、歸檔登記、保存、借(查)閱管理、移交及管理、退回和銷毀的全過程。

1.貸款檔案的內(nèi)容

貸款檔案可以是原件，也可以是具有法律效力的復(fù)印件。貸款檔案主要包括：

(1)借款人的相關(guān)資料，主要包括：借款人身份證件(居民身份證、戶口簿或其他有效證件);貸款銀行認(rèn)可部門出具的借款人經(jīng)濟(jì)收入和償債能力證明;符合規(guī)定的購買住房意向書、合同書或其他有效文件;購房交易收件收據(jù);所購住房的估價(jià)證明;抵押物或質(zhì)物清單、權(quán)屬證明、有處分權(quán)人同意抵押或質(zhì)押的證明及有權(quán)部門出具的抵押物估價(jià)證明;保證人資信證明及同意提供擔(dān)保的文件;房屋他項(xiàng)權(quán)利證明書;個(gè)人住房借款申請審批表;借款合同;抵押合同(質(zhì)押合同、保證合同);保險(xiǎn)合同、保險(xiǎn)單據(jù);個(gè)人住房貸款憑證;委托轉(zhuǎn)賬付款授權(quán)書。

(2)貸后管理的相關(guān)資料，主要包括：貸后檢查記錄和檢查報(bào)告;逾期貸款催收通知書;貸款制裁通知書;法律仲裁文件;依法處理抵押物、質(zhì)物等形成的文件;貸款核銷文件。

2.檔案的收集整理和歸檔登記

銀行可根據(jù)業(yè)務(wù)需要和人員配置情況，決定是否設(shè)立專門或兼職的個(gè)人住房貸款檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案專業(yè)知識和個(gè)人住房貸款業(yè)務(wù)知識，負(fù)責(zé)個(gè)人住房貸款檔案資料的登記和管理工作。

檔案管理員收到貸款經(jīng)辦人移交的個(gè)人住房貸款檔案資料后，對歸檔檔案資料的完整性和合規(guī)性進(jìn)行必要的審查，并按照立卷原則對歸檔資料進(jìn)行整理和歸檔登記。歸檔登記可以根據(jù)銀行具備的條件利用計(jì)算機(jī)或其他媒介進(jìn)行。

貸款歸還階段，銀行信貸部門應(yīng)及時(shí)整理補(bǔ)充材料和檔案變更材料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫清單移交檔案管理人員，由檔案管理員插入、補(bǔ)充卷內(nèi)目錄內(nèi)容。

3.檔案的借(查)閱管理

當(dāng)已歸檔保存的個(gè)人住房貸款檔案發(fā)生借出、借閱、歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)根據(jù)有關(guān)的檔案管理規(guī)定，要求借閱、查詢?nèi)藛T填寫有關(guān)的登記表并簽字，對于借閱有關(guān)貸款的重要檔案資料，必須經(jīng)過有權(quán)人員的審批同意。檔案管理員還應(yīng)對借閱、歸還等進(jìn)行登記。

4.檔案的移交和接管

移交和接管雙方應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī) 定填寫移交和接管有關(guān)清單，雙方簽字，并進(jìn)行有關(guān)信息的登記工作。

5.檔案的退回

領(lǐng)取重要檔案材料應(yīng)由借款人本人辦理，并出示身份證原件。借款人委托他人領(lǐng)取的，受托人應(yīng)出示借款人簽發(fā)的委托書原件及借款人身份證復(fù)印件、受托人本人身份證原件、受托人身份證復(fù)印件。

重要檔案材料保管部門憑信貸部門和會計(jì)部門出具的"貸款本息結(jié)清通知書"，將重要檔案材料退回信貸部門。一般檔案材料需要退還借款人的，檔案管理員將材料復(fù)印后退還借款人或委托人，復(fù)印件歸檔進(jìn)行有關(guān)信息登記。