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工作分析實踐中的障礙與應對策略

來源:233網校 2008年2月14日
    工作分析是確定完成各項工作所需技能、知識和責任的系統過程。它是人力資源管理所有活動的基石,只有做好了工作分析與工作設計,才能為人力資源獲取、整合、保持與激勵、控制與調整、開發等職能工作提供前提和依據。目前我國眾多企業已經十分重視工作分析,但由于種種原因使得人力資源工作人員在進行工作分析的實踐過程中障礙重重,妨礙了工作分析的順利進行,影響了工作分析的效果,最終給人力資源系統甚至整個企業組織造成了不堪設想的后果。以下詳細介紹工作分析實踐的具體障礙及其應對策略。

    員工恐懼障礙

    員工恐懼是指員工由于害怕工作分析會給自己的工作環境或自身利益帶來威脅,對工作分析小組成員采取不合作或敵視的態度,它是工作分析實踐中經常遇到的一類障礙。具體來說,員工恐懼主要表現為兩種形式:工作分析實施者在訪談、收集資料等與員工接觸過程中,員工對其態度冷淡、言語譏諷,或故意對工作分析實施者索要的相關資料不予提供,從而不支持其訪談或調查工作。在工作分析過程中,員工對于工作分析實施者所提出的問題,提供虛假的、與實際情況存在著較大出入的信息資料,故意夸大自己所在崗位的實際工作責任和工作內容,而相應地貶低其他崗位的工作。員工之所以會出現對工作分析的恐懼,主要是由以下三方面的原因造成:員工將工作分析簡單地等同于企業裁員降薪的前奏。過去,工作分析一直是企業在減員降薪時經常使用的一種手段。因為企業如果無緣無故地裁員降薪必然會引起員工的不滿、憤慨甚至控告。但是,如果企業將這些決定是建立在科學的工作分析基礎之上,有了科學的依據和法律的保護,就可以避免出現不必要的糾紛。因此,員工對工作分析存在恐懼便不難理解了。

    員工認為工作分析意味著工作強度將要增加。不可否認,為了提高工作效率,加重員工工作負荷,企業經常使用工作分析。著名的霍桑實驗發現,出自團隊歸屬的需要,員工在工作時一般不會表現出最高的效率,而是追從團隊中的中等效率。而且,員工認為,不管自己的工作效率有多高,管理者都會不斷地增加自己的工作強度,因為管理者始終存在這種想法——員工總是喜歡偷懶的。企業進行工作分析以確定某項工作實際所需時間,而不是員工在工作中實際耗費的時間,因此,員工擔心自己的工作會太辛苦,從而對工作分析產生恐懼心理也是情理之中的。

    由于工作分析實施者提出的問題不當,也會造成員工恐懼。未經過一定培訓的工作分析人員,經常一上來就問一些空洞而沒有意義的問題,例如“請你談談你這份工作對于公司的價值。”面對這么“宏觀”的問題,員工通常不知如何回答,說大了,一聽就是空話;自謙一下,就很有可能被炒。這樣的問題既容易引起員工不安,又得不到有效信息。

    員工恐懼會對工作分析產生較大影響

一方面,由于員工的抵觸情緒,使工作分析人員收集工作信息的過程難以順利進行;另一方面,員工提供虛假信息勢必影響工作分析結果的可靠性。試想想,企業依據不可靠的工作分析結果來進行招聘、培訓、考核等工作,會帶來什么嚴峻的后果呢?因而,企業有必要采取一些有針對性的措施來解決員工恐懼的問題。本文認為:針對員工恐懼的原因,可以考慮采用以下對策:事前做好準備,消除員工顧慮。工作分析之前的準備工作包括與企業高層充分溝通,獲得高層的鼎力支持;召開全員參加的工作分析啟動會議,宣講工作分析的理念,讓員工知道工作分析的主要目的是為了設計高效運行的組織結構、制定考核標準及方案,設計公平合理的薪酬福利制度以及人盡其才等;向員工解釋工作分析小組成員組成,公開工作分析的執行步驟、方法和流程。總之,只有做好準備和鋪墊,才能減少員工對工作分析的陌生,讓員工心中有數,刻意的“神神秘秘”只會引起員工的反感與抵觸。

    適當承諾,給員工吃“定心丸”

工作分析小組應當給予員工口頭或書面承諾——企業不會因工作分析的結果而給員工帶來負面影響,如減員、降薪與縮編,讓員工有一定的安全感。

    讓員工參與工作分析并及時反饋信息,提高員工的支持度。可以考慮將員工代表納入工作分析小組,使其一同參與工作分析的整個過程,提高員工對工作分析的認同度。同時,及時向員工反饋工作分析的階段性與最終成果,讓其覺得受到尊重,增強對工作分析的支持度。

    重視工作分析的結果在企業的應用,提高員工的參與性。工作分析的直接結果是形成工作說明書,但企業不能僅僅停留在該層面,而應及時跟進,重視工作分析的結果在制定規范的考核標準和制定合理的員工培訓、發展規劃中的應用,以及提供科學的職業生涯發展咨詢中的重要應用,竭力避免企業的工作說明書在制定和使用中出現的“兩張皮”現象。工作分析之后千萬不能沒有下文,否則員工會因為感覺不到工作分析之后帶來的相應變化和改進,而懷疑工作分析的作用和意義,也很難在今后的工作中再度配合人力資源部的工作。

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