第八章　監理文件資料管理

　　第二節　監理資料管理職責和要求

　　【收文、登記、傳閱】

　　收文登記表上應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發放單位、文件編號、收文日期。文件資料不得以蓋章和打印代替手寫簽認。

　　工程影像應注明拍攝日期、反映的工程部位等，交給項目總監處理，重要文件內容應記錄在監理日志中。

　　涉及建設單位的指令、設計單位的技術核定單，應將其復印件公布在項目監理機構專欄中。

　　每一位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。

　　建設工程監理文件資料發文應由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名，并加蓋項目監理機構圖章。

　　【監理文件資料編制要求】

　　(1)一般應為原件。(2)內容及其深度須符合國家技術規范、標準的要求。

　　(3)內容必須真實、準確，與工程實際相符。(4)應采用耐久性強的書寫材料。

　　(5)應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。(6)幅面尺寸規格宜A4紙。(7)縮微制品適應長期安全保管。(8)圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容準確。(9)應采用打印形式，手工簽字，復印件加蓋公章并注明原件保存處。

　　【監理文件資料級差方式及要求】

　　(1)組卷原則及方法。一個工程由多個單位工程組成時，應按單位工程組卷;監理文件資料可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。

　　(2)組卷要求。案卷不宜過厚，一般不超過40mm;不同載體的文件一般應分別組卷。

　　(3)卷內文件排列。文字材料按事項、專業順序排列，批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　【歸檔范圍和保管期限】

　　口訣：

　　監理：規劃專月總結短，造價分包不存檔。

　　建設：預月付款短，爭議延期久。

　　【監理文件資料移交】

　　(1)建設單位在工程竣工驗收后3個月內向城建檔案管理部門移交一套符合規定的工程檔案。

　　(2)停建、緩建工程的監理文件資料暫由建設單位保管。

　　(3)對改建、擴建和維修工程，建設單位應組織工程監理單位據實修改、補充和完善監理文件資料，并在工程竣工驗收后3個月內向城建檔案管理部門移交。

　　(4)建設單位向城建檔案管理部門移交工程檔案，應辦理移交手續，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

　　(5)工程監理單位應在工程竣工驗收前將監理文件資料按合同約定的時間、套數移交給建設單位。