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模塊五　基本能力

——Excel電子表格

一、Excel的常用術語

(1)工作簿

工作簿是指用來保存表格數據的Excel文件，Excel工作簿文件的擴展名為.xlsx。

(2)工作表

工作表是一個由行和列構成的二維表格，是工作簿中一個相對獨立的數據編輯區(qū)域。每個工作簿可以包含若干個工作表。默認情況下，一個新建的工作簿包含三個工作表，名稱分別是Sheetl、Sheet2和Sheet3。用戶可以在工作表標簽處通過右鍵快捷菜單添加或者刪除工作表。

(3)行和列

默認情況下，行號用數字表示，列號用字母表示。

(4)單元格

行和列的交點是一個單元格，可以輸入文本、數值、公式等內容。Excel的各種數據都是輸入到某個單元格中。每個單元格都有一個唯一的名稱，由所在列的列號和所在行的行號組成，如Al(列號為A，行號為l)。用戶當前正在編輯的單元格稱為當前單元格，也稱為活動單元格。多個相鄰單元格形成矩形區(qū)域.如A2：D6。

二、Excel工作界面

Excel的界面與Word相似.包括快速訪問工具欄、標題欄、功能區(qū)、編輯欄、工作表區(qū)、狀態(tài)欄等部分。

1.功能區(qū)

功能區(qū)包括“開始”“插入”“頁面布局”“公式”“數據”“審閱”“視圖”等選項卡。

(1).‘開始”選項卡

“開始”選項卡包括“剪貼板、“字體”“對齊方式”“數字”“樣式”“單元格”和“編輯”等，可以實現對單元格中的內容的字體格式和數字格式的設置，單元格的編輯和格式設置，以及剪切、復制、粘貼、查找和替換等操作。

(2)“插入”選項卡

“插入”選項卡包含“表”“插圖”“圖表”“鏈接”“文本”“特殊符號”等，可以實現向工作表中插入表格、圖片、圖形、圖表、文本框、頁眉頁腳、特殊符號等對象。

(3)“頁面布局”選項卡

“頁面布局”選項卡包含有“主題”“頁面設置”“調整為合適大小”“工作表選項”“排列”等.可以實現為工作表設置主題，以及頁邊距、紙張方向、紙張大小、打印區(qū)域等設置。

(4)“公式”選項卡

“公式”選項卡包含有“函數庫”“定義的名稱”“公式審核”“計算”等.可以實現公式中插入各種類型的函數，并能對公式進行管理。

(5)“數據”選項卡

“數據”選項卡包含“獲取外部數據”“連接”“排序和篩選”“數據工具”“分級顯示’’等，可以實現向Excel表格中導入外部數據，設置單元格中數據的有效連接，對工作表中的數據進行排序、篩選和分類匯總等操作。

(6)“審閱”選項卡

“審閱”選項卡包含“校對”“中文繁簡轉換”“批注”“更改”等，可以實現對工作表中的內容進行拼寫檢查、為單元格創(chuàng)建批注、對工作表和工作簿設置保護等操作。

(7)“視圖”選項卡

包含“工作簿視圖”“顯示/隱藏”“顯示比例”“窗口”和“宏”等，可實現視圖的切換，網格線、編輯欄、標題等的顯示或隱藏，顯示比例的調整，窗口的凍結、重排、拆分、隱藏等操作。

2.編輯欄

編輯欄位于功能區(qū)的下方，用戶可以在其中輸入、編輯和查看單元格中的數據，其構成包括：

名稱框：顯示當前正在編輯的單元格名稱，也可以在其中輸入單元格名稱來選定單元格或單元格區(qū)域。插入函數按鈕：單擊彈出的“插入函數”對話框，用于向單元格中輸入函數，可以實現特定的數據處理。

三、Excel的基本操作

1.單元格的操作

(1)單元格的選擇

選定整個表格：單擊行和列交匯點左上角的空格。

選定行、列：通過單擊行號或列號選定單行或單列。按住鼠標左鍵在行號或列號上拖動，選中連續(xù)的多行或多列。

改變行列的大小：在各行或各列的分界線上鼠標變成雙向箭頭，按住左鍵拖動可改變大小。設置固定的行高或列寬，點擊格式_行或列+行高或列寬，輸入數值。如果要統(tǒng)一改變多行或多列的大小，可選中這些行或列.改變其中一行或列的大小.那么其他行或列也會變成一樣。

選定不連續(xù)的區(qū)域：按住Ctrl鍵選定不連續(xù)的區(qū)域。按住Shift鍵可選定連續(xù)的區(qū)域。

合并單元格：首先選定要合并的多個單元格。單擊對齊方式中的合并按鈕。如果合并錯了再點擊“取消單元格合并”。

(2)插入與刪除

插入單元格：右擊要插入單元格的位置，選擇插入，“活動單元格右移”將選定的區(qū)域向右移動，“活動單元格下移”將選定的區(qū)域向下移動。“整行”將選定區(qū)域所在的行全部向下移動。“整列”將選定區(qū)域所在的列全部向右移動。

插入行或列：右鍵單擊要插入行或列的行號或列號，選擇插入一行或列。刪除單元格中的內容：選定一個和多個單元格，按Delete鍵，只清除數據。

最小值函數“MIN(Numberl，Number2……)”：求出一組數中的最小值。其中，Numberl、Number2……代表需要求最小值的數值或引用單元格(區(qū)域)，參數不超過30個。

絕對值函數“ABS(Number)”：求出相應數字的絕對值。其中，Number代表需要求絕對值的數值或引用的單元格。

3.數據處理

(1)數據排序

對數據進行排序是在數據分析過程中不可缺少的操作步驟.排序就是按一定規(guī)則對表格進行升序或降序的整理和排列，為數據的進一步處理做好準備。

排序是指對單一字段按升序或降序排列.可利用工具欄的“升序排序”或“降序排序”按鈕.或單擊“數據”菜單，選擇“排序”命令。進行排序。

當排序的字段(主要關鍵字)有多個相同的值時，可根據另外一個字段(次要關鍵字)的內容再排序。以此類推，可使用最多3個字段進行復雜排序。利用“數據”菜單中的“排序”命令可實現復雜排序。其中，主要關鍵字不能為空。

(2)數據篩選

數據篩選只顯示數據清單中滿足條件的數據，不滿足條件的數據暫時隱藏起來。但沒有被刪除。當篩選條件被刪除時，隱藏的數據便恢復顯示。

(3)分類匯總

分類匯總就是對數據清單按某字段進行分類，將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類，進行求和、平均、計數等匯總運算。針對同一個分類字段，可進行多種匯總。使用分類匯總之前，要對數據進行分類匯總的列進行排序，并且要保證數據格式是清單格式、數據清單中不能有空列或者空行。

(4)圖表的建立

圖表可以用來表現數據問的某種相對關系.在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運用柱形圖比較數據問的多少關系;用折線圖反映數據間的趨勢關系;用餅圖表現數據間的比例分配關系。運用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表。

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