第五節 檔案管理
　　（五） 檔案管理的原則和要求
　　1．信貸檔案實行集中統一管理原則
　　2．信貸檔案采取分段管理，專人負責，按時交接，定期檢查的管理模式
　　（1）分段管理
　　（2）專人負責
　　（3）按時交接
　　（4）定期檢查
　　（六） 貸款文件的管理
　　1．貸款文件分類
　　一級文件（押品）主要是指信貸抵（質）押契證和有價證券及押品契證資料收據和信貸結清通知書。其中押品主要包括：銀行開出的本外幣存單、銀行本票、銀行承兌匯票，上市公司股票、政府和公司債券、保險批單、提貨單、產權證或他項權益證書及抵（質）押物的物權憑證、抵債物資的物權憑證等。
　　二級信貸文件主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關文件。
　　2，貸款文件管理
　　（1）一級文件（押品）的管理
　　①保管。
　　②交接。
　　③借閱。
　　貸款展期辦理抵押物續期登記的；
　　變更抵押物權證、變更質押物品的；
　　提供給審計、稽核部門查閱的；
　　提交法院進行法律訴訟、債權債務重組或呆賬核銷的；
　　須補辦房產證、他項權益證書或備案登記的。
　　④結清、退還。
　　（2）二級文件的管理
　　①保管。二級文件應按規定整理成卷，交信貸檔案員管理。
　　②交接。業務經辦人員應在單筆信貸（貸款）合同簽訂后將前期文件整理人卷，形成信貸文件卷，經信貸檔案員逐件核實后，移交管理。
　　③借閱。
　　（七） 貸款檔案的管理
　　1．保管期限分類
　　貸款檔案的保管期限自貸款結清（核銷）后的第二年起計算。其中：
　　①5年期：一般適用于短期貸款，結清后原則上再保管5年；
　　②20年期：一般適用于中長期貸款，結清后原則上再保管20年；
　　③永久：經風險管理部及業務經辦部門認定有特殊保存價值的項目可列為永久保存。
　　2．貸款檔案管理
　　①貸款檔案員要在貸款結清（核銷）后，完成該筆貸款文件的立卷工作，形成貸款檔案；
　　②永久、20年期貸款檔案應由貸款檔案員填寫貸款檔案移交清單后向本行檔案部門移交歸檔；
　　③同時，業務經辦部門還需將本部門已結清的、屬超權限上報審批的貸款檔案案卷目錄一份報送上級行風險管理部門備查。
　　3．貸款檔案的銷毀
　　保存到期的20年期貸款檔案由檔案部門按貸款業務檔案和風險評審檔案分別提供擬銷毀清單，前者交業務經辦部門及風險管理部門鑒定，形成正式的貸款檔案銷毀清單，由業務經辦部門、風險管理部門及行長辦公室三方負責人在正式清單上審批簽字；后者交風險管理部門鑒定，由風險管理部門及行長辦公室負責人審批簽字。
　　（八） 客戶檔案的管理
　　1．保管
　　業務經辦部門應設置專門的檔案柜（與貸款文件、檔案分開存放）集中存放檔案。
　　2．客戶檔案
　　①借款企業及擔保企業的“三證”（即營業執照、法人代碼本、稅務登記證）復印件；
　　②借款企業及擔保企業的信用評級資料；
　　③借款企業及擔保企業的開戶情況；
　　④借款企業及擔保企業的驗資報告；
　　⑤借款企業及擔保企業近三年的主要財務報表，包括資產負債表、損益表、現金流量表等，上市公司、“三資”企業需提供經審計的年報；
　　⑥企業法人、財務負責人的身份證或護照復印件；
　　⑦反映該企業經營、資信（如是“三資”企業，還應提交企業批準證書、公司章程等）及歷次貸款情況的其他材料。

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