某城市高層建筑工程項目的業主與某監理公司和某建筑工程公司分別簽訂了建設工程施工階段委托監理合同和建設工程施工合同。為了能及時掌握準確、完整的信息，以便依靠有效的信息對該建設工程的質量、進度、投資實施最佳控制，項目總監理工程師召集了有關監理人員專門討論了如何加強監理文件檔案資料的管理問題，涉及有關監理文件檔案資料管理的意義、內容和組織等方面的問題。

　　【問題】

　　1.你認為對監理文件檔案資料進行科學管理的意義何在?

　　2.在項目監理部，對監理文件檔案資料管理部門和實施人員的要求如何?

　　3.建設工程監理文件資料管理職責和要求是什么?

　　4.施工階段監理工作的基本表式的種類和用途如何?

　　5.在監理內部和監理外部，工程建設監理文件和檔案的傳遞流程如何?

　　參考答案：

　　1.監理文件檔案資料進行科學管理的意義為： (1)可以為監理工作的順利開展創造良好條件; (2)可以極大地提高監理工作效率; (3)可以為建設工程檔案的歸檔提供可靠保證。

　　2.對監理文件檔案資料管理部門和人員的要求如下： (1)應由項目監理部的信息管理部門專門負責建設工程項目的信息管理工作，其中包括監理文件檔案資料的管理。 (2)應由信息管理部門中的資料管理人員負責文件和檔案資料的管理和保存。 (3)對信息管理部門中的資料管理人員的要求是：①熟悉各項監理業務;②全面了解和掌握工程建設進展和監理工作開展的實際情況。

　　3.管理職責包括： (1)應建立和完善監理文件資料管理制度，宜設專人管理監理文件資料; (2)應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監理文件資料，宜采用信息技術進行監理文件資料管理; (3)應及時整理、分類匯總監理文件資料，并按規定組卷，形成監理檔案; (4)應根據工程特點和有關規定，保存監理檔案，并應向有關單位、部門移交。管理要求包括：需要存檔的監理文件資料。監理文件資料收發文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。歸檔保存應嚴格遵循保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

　　4.監理工作基本表式的種類和用途：

　　(1) A類表為監理單位用表，包括總監理工程師任命書;工程并工令;監理通知單;監理報告;工程暫停令;旁站記錄;工程復工令;工程款支付證書。

　　(2) B類為施工單位報審、報驗用表，包括施工組織設計或(專項)施工方案報審表;工程開工報審表;工程復工報審表;分包單位資格報審表;施工控制測量成果報驗表;工程材料、構配件、設備報審表;報驗、報審表;分部工程報驗表;監理通知回復單;單位工程竣工驗收報審表;工程款支付報審表;施工進度計劃報審表;費用索賠報審表;工程臨時或最終延期報審表。

　　(3)C類表為通用表，包括工作聯系單;工程變更單;索賠意向通知書。

　　5.監理文件和檔案資料傳遞流程是：

　　(1)在監理內部，所有文件和檔案資料都必須先送信息管理部門進行統一整理分類，歸檔保存，然后由信息管理部門根據總監理工程師或其授權監理工程師指令和監理工作的需要，分別將文件和檔案資料傳遞給有關的監理工程師。

　　(2)在監理外部，在發送或接收監理單位、設計單位、施工單位、材料供應單位及其他單位的文件和檔案資料時，也應由信息管理部門負責進行，這樣只有一個進口通道，從而在組織上保證文件和檔案資料的有效管理。