案例四：

　　[背景]

　　星河大廈建設工程項目的業主與某監理公司和某建筑工程公司分別簽訂了建設工程施工階段委托監理合同和建設工程施工合同。為了能及時掌握準確、完整的信息，以便依靠有效的信息對該建設工程的質量、進度、投資實施最佳控制，項目總監理工程師召集了有關監理人員專門討論了如何加強監理文件檔案資料的管理問題，涉及有關監理文件檔案資料管理的意義、內容和組織等方面的問題。

　　[問題]

　　1.你認為對監理文件檔案資料進行科學管理的意義何在?

　　2.在項目監理部，對監理文件檔案資料管理部門和實施人員的要求如何?

　　3.監理文件檔案資料管理的主要內容是哪些?

　　4.施工階段監理工作的基本表式的種類和用途如何?

　　5.在監理內部和監理外部，工程建設監理文件和檔案的傳遞流程如何?

　　[參考答案]

　　問題1答案：監理文件檔案資料進行科學管理的意義為：

　　(1)可以為監理工作的順利開展創造良好條件;

　　(2)可以極大地提高監理工作效率;

　　(3)可以為建設工程檔案的歸檔提供可靠保證。

　　問題2答案：對監理文件檔案資料管理部門和人員的要求有：

　　(1)應由項目監理部的信息管理部門專門負責建設工程項目的信息、管理工作，其中包括監理文件檔案資料的管理。

　　(2)應由信息管理部門中的資料管理人員負責文件和檔案資料的管理和保存。

　　(3)對信息管理部門中的資料管理人員的要求是：

　　1)熟悉各項監理業務;

　　2)全面了解和掌握工程建設進展和監理工作開展的實際情況。

　　問題3答案：監理文件檔案資料管理的主要內容包括：

　　(1)監理文件和檔案收文與登記;

　　(2)監理文件檔案資料傳閱與登記;

　　(3)監理文件資料發文與登記;

　　(4)監理文件檔案資料分類存放;

　　(5)監理文件檔案資料歸檔;

　　(6)監理文件檔案資料借閱、更改與作廢。

　　問題4答案：監理工作表式的種類和用途：

　　(1)A類表10個，為承包單位用，是承包單位與監理單位之間的聯系表，由承包單位填 寫，向監理單位提交申請或回復。

　　(2)B類表6個，為監理單位用表，是監理單位與承包單位之間的聯系表，由監理單位填 寫，向承包單位發出指令或指復。

　　(3)C類表2個，為各方通用，是工程監理單位、承包單位、建設單位等各有關單位之間 的聯系表。

　　問題5答案：監理文件和檔案資料傳遞流程是：

　　(1)在監理內部，所有文件和檔案資料都必須先送信息管理部門，進行統一整理分類，歸 檔保存，然后由信息管理部門根據總監理工程師或其授權監理工程師指令和監理工作的需要，分別將文件和檔案資料傳遞給有關的監理工程師。

　　(2)在監理外部，在發送或接收監理業主、設計單位、施工單位、材料供應單位及其他單 位的文件和檔案資料時，也應由信息管理部門負責進行，這樣只有一個進口通道，從而在組織上保證文件和檔案資料的有效管理。