第五節 檔案管理
信貸檔案是確定借貸雙方法律關系和權利義務的重要憑證，是貸款管理情況的重要記錄。科學地記錄、保管和使用信貸檔案，是加強貸款管理、保護貸款安全的重要基礎。
一、檔案管理的原則和要求(★★★)
檔案管理的原則主要有：管理制度健全、人員職責明確、檔案門類齊全、信息利用充分、提供有效服務。具體要求如下：
(一)信貸檔案實行集中統一管理原則
信貸前后臺各部門積累與借款人有關的資料。借閱人借閱檔案時，應填寫借閱單，經本部門管理員和經理簽字，到檔案室調閱檔案。在調閱過程中，檔案資料原則上不得帶出檔案室。
(二)信貸檔案采取分段管理、專人負責、按時交接、定期檢查的管理模式
1．分段管理
將一個信貸項目形成的文件材料依據信貸的執行狀套劃分為執行中的信貸文件(以下簡稱信貸文件)和結清后的信貸檔案(以下簡稱信貸檔案)兩個階段，實行分段管理。信貸文件由風險管理部門和各業務經辦部門設專柜分別保管存放。
2．專人負責
銀行各級行的風險管理部門和業務經辦部門應設立專職或兼職人員(統稱信貸檔案員)負責本部門信貸文件的日常管理及結清后的立卷歸檔等工作。信貸檔案員應相對穩定，且不得由直接經辦信貸業務人員擔任。
3．按時交接
業務經辦人員應在單筆信貸(貸款)合同簽署、不良貸款接收及風險評審完畢后，按規定要求將各類信貸文件及時交信貸檔案員保存，信貸執行過程中續生的文件隨時移交。
4．定期檢查
信貸檔案管理工作由行長辦公室和風險管理部門共同監督與指導。信貸檔案的檢查將列入年度績效考核和檔案工作綜合管理考評中，并將檢查結果報送相關部門負責人及主管行領導。
二、貸款文件的管理(★)
信貸文件是指正在執行中的、尚未結清信貸(貸款)的文件材料。按其重要程度及涵蓋內容不同劃分為兩級，即一級文件(押品)和二級信貸文件。
(一)貸款文件分類
一級文件(押品)主要是指信貸抵(質)押契證和有價證券及押品契證資料收據和信貸結清通知書。
其中押品主要包括：銀行開出的本、外幣存單、銀行本票、銀行承兌匯票，上市公司股票、政府和公司債券、
保險批單、提貨單、產權證或他項權益證書及抵(質)押物的物權憑證、抵債物資的物權憑證等。
二級信貸文件主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關文件。
(二)貸款文件管理
1．一級文件(押品)的管理
(1)保管
一級文件是信貸的重要物權憑證，在存放保管時視同現金管理，可將其放置在金庫或保險箱(柜)中保管，指定雙人(以下簡稱押品保管員)，分別管理鑰匙和密碼，雙人人、出庫，形成存取制約機制。
(2)交接
一級文件由業務經辦部門接收后，填制押品契證資料收據一式三聯，押品保管員、借款企業、業務經辦人員三方各存一聯。押品以客戶為單位保管，并由押品保管員填寫押品登錄卡。
(3)借閱
一級檔案存檔后，原則上不允許借閱。如在下列特殊情況下，確需借閱一級檔案的，必須提交申請書，經相關負責人簽批同意后，方可辦理借閱手續。如：
①貸款展期辦理抵押物續期登記的。
②變更抵押物權證、變更質押物品的。
③提供給審計、稽核部門或相關單位查閱的。
④提交法院進行法律訴訟、債權債務重組或呆賬核銷的。
⑤須補辦房產證、他項權益證書或備案登記的。
(4)結清、退還
借款企業、業務經辦人員和押品保管員三方共同辦理押品的退還手續。由業務經辦人員會同借款企業向押品保管員交驗信貸結清通知書和押品契證資料收據并當場清驗押品后，借貸雙方在押品契證資料收據上簽字，押品保管員在押品登錄卡上注銷。
2．二級文件的管理
(1)保管
二級文件應按規定整理成卷，交信貸檔案員管理。
(2)交接
業務經辦人員應在單筆信貸(貸款)合同簽訂后將前期文件整理入卷，形成信貸文件卷，經信貸檔案員逐件核實后，移交管理。
(3)借閱
二級檔案內保存的法律文件、資料，除審計、稽核部門確需查閱或進行法律訴訟的情況下，不辦理借閱手續，如借閱已歸檔的二級檔案時，須經有關負責人簽批同意后，填寫借閱申請表，方可辦理借閱手續。
三、貸款檔案的管理(★)
貸款檔案是指已結清貸款的文件材料，經過整理立卷形成的檔案。
(一)保管期限分類
貸款檔案的保管期限自貸款結清(核銷)后的第2年起計算。其中：
①5年期，一般適用于短期貸款，結清后原則上再保管5年。
②20年期，一般適用于中、長期貸款，結清后原則上再保管20年。
③永久，經風險管理部及業務經辦部門認定有特殊保存價值的項目可列為永久保存。
(二)貸款檔案管理
①貸款檔案員要在貸款結清(核銷)后，完成該筆貸款文件的立卷工作，形成貸款檔案。
②永久、20年期貸款檔案應由貸款檔案員填寫貸款檔案移交清單后向本行檔案部門移交歸檔。
③業務經辦部門需將本部已結清的、屬超權限上報審批的貸款檔案案卷目錄一份報送上級行風險管理部門備查。
(三)貸款檔案的銷毀、
保存到期的20年期貸款檔案由檔案部門按貸款業務檔案和風險評審檔案分別提供擬銷毀清單，前者交業務經辦部門及風險管理部門鑒定，形成正式的貸款檔案銷毀清單，由業務經辦部門、風險管理部門及行長辦公室三方負責人在正式清單上審批簽字；后者交風險管理部門鑒定，由風險管理部門及行長辦公室負責人審批簽字。
四、客戶檔案的管理(★)
業務經辦部門應按客戶分別建立客戶檔案卷，移交貸款檔案員集中保管。
(一)保管
業務經辦部門應設置專門的檔案柜(與貸款文件、檔案分開存放)集中存放檔案。
(二)客戶檔案
①借款企業及擔保企業的“三證”(即年檢營業執照、法人代碼本、稅務登記證)復印件。
②借款企業及擔保企業的信用評級資料。
③借款企業及擔保企業的開戶情況。
④借款企業及擔保企業的驗資報告。
⑤借款企業及擔保企業近3年的主要財務報表，包括資產負債表、損益表、現金流量表等，上市公司、“三資”企業需提供經審計的年報。
⑥企業法定代表人、財務負責人的身份證或護照復印件。
⑦反映該企業經營、資信(“三資”企業還應提交企業批準證書、公司章程等)及歷次貸款情況的其他材料。
