將一個信貸項目形成的文件材料依據信貸的執行狀態劃分為執行中的信貸文件（以下簡稱信貸文件）和結清后的信貸檔案（以下簡稱信貸檔案）兩個階段，實行分段管理。信貸文件由風險管理部門和各業務經辦部門設專柜分別保管存放。

專人負責

銀行各級行的風險管理部門和業務經辦部門應設立專職或兼職人員（統稱信貸檔案員）負責本部門信貸文件的日常管理及結清后的立卷歸檔等工作。信貸檔案員應相對穩定，且不得由直接經辦信貸業務人員擔任。

按時交接

業務經辦人員應在單筆信貸（貸款）合同簽署、不良貸款接收及風險評審完畢后，按規定要求將各類信貸文件及時交信貸檔案員保存，信貸執行過程中續生的文件隨時移交。

定期檢查

信貸檔案管理工作由行長辦公室和風險管理部門共同監督與指導。信貸檔案的檢查將列入年度績效考核和檔案工作綜合管理考評中，并將檢查結果報送相關部門負責人及主管行領導。

指信貸抵（質）押契證和有價證券及押品契證資料收據和信貸結清通知書。
其中押品主要包括：銀行開出的本、外幣存單、銀行本票、銀行承兌匯票，上市公司股票、政府和公司債券、保險批單、提貨單、產權證或他項權益證書及抵（質）押物的物權憑證、抵債物資的物權憑證等。

二級信貸文件

主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關文件。

一級文件是信貸的重要物權憑證，在存放保管時視同現金管理，可將其放置在金庫或保險箱（柜）中保管，指定雙人（以下簡稱押品保管員），分別管理鑰匙和密碼，雙人入、出庫，形成存取制約機制。

交接

一級文件由業務經辦部門接收后，填制押品契證資料收據一式三聯，押品保管員、借款企業、業務經辦人員三方各存一聯。押品以客戶為單位保管，并由押品保管員填寫押品登錄卡。

借閱

一級檔案存檔后，原則上不允許借閱。
如在下列特殊情況下，確需借閱一級檔案的，必須提交申請書，經相關負責人簽批同意后，方可辦理借閱手續。如：
☆ 貸款展期辦理抵押物續期登記的；
☆ 變更抵押物權證、變更質押物品的；
☆ 提供給審計、稽核部門或相關單位查閱的；
☆提交法院進行法律訴訟、債權債務重組或呆賬核銷的；
☆ 須補辦房產證、他項權益證書或備案登記的。

結清、退還

借款企業、業務經辦人員和押品保管員三方共同辦理押品的退還手續。由業務經辦人員會同借款企業向押品保管員交驗信貸結清通知書和押品契證資料收據并當場清驗押品后，借貸雙方在押品契證資料收據上簽字，押品保管員在押品登錄卡上注銷。

二級文件應按規定整理成卷，交信貸檔案員管理。

交接

業務經辦人員應在單筆信貸（貸款）合同簽訂后將前期文件整理入卷，形成信貸文件卷，經信貸檔案員逐件核實后，移交管理。

借閱

二級檔案內保存的法律文件、資料，除審計、稽核部門確需查閱或進行法律訴訟的情況下，不辦理借閱手續，如借閱已歸檔的二級檔案時，須經有關負責人簽批同意后，填寫借閱申請表，方可辦理借閱手續。

交業務經辦部門及風險管理部門鑒定，形成正式的貸款檔案銷毀清單，由業務經辦部門、風險管理部門及行長辦公室三方負責人在正式清單上審批簽字。

風險評審檔案

交風險管理部門鑒定，由風險管理部門及行長辦公室負責人審批簽字。

業務經辦部門應設置專門的檔案柜（與貸款文件、檔案分開存放）集中存放檔案。

客戶檔案

① 借款企業及擔保企業的“三證”（即年檢營業執照、法人代碼本、稅務登記證）復印件；
② 借款企業及擔保企業的信用評級資料；
③ 借款企業及擔保企業的開戶情況；
④ 借款企業及擔保企業的驗資報告；
⑤ 借款企業及擔保企業近三年的主要財務報表，包括資產負債表、損益表、現金流量表等，上市公司、“三資”企業需提供經審計的年報；
⑥ 企業法定代表人、財務負責人的身份證或護照復印件；
⑦ 反映該企業經營、資信（“三資”企業還應提交企業批準證書、公司章程等）及歷次貸款情況的其他材料。