第二單元饋效考評(píng)數(shù)據(jù)的處理

　　【學(xué)習(xí)目標(biāo)】

　　通過(guò)學(xué)習(xí)，掌握績(jī)效考評(píng)材料的印制以及考評(píng)數(shù)據(jù)的收集、分類、記錄、統(tǒng)計(jì)、保存的方法和技術(shù)。

　　【能力要求】

　　考評(píng)數(shù)據(jù)的處理就是對(duì)所采集到的績(jī)效考評(píng)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、匯總、分類、統(tǒng)計(jì)、保存的過(guò)程。考評(píng)數(shù)據(jù)的處理可以采用兩種形式，即手工處理和計(jì)算機(jī)處理。

　　一、表格的設(shè)計(jì)與發(fā)放

　　無(wú)論怎樣處理采集到的考評(píng)數(shù)據(jù)，都需要預(yù)先設(shè)計(jì)績(jī)效考評(píng)使用的各種表格。各個(gè)企業(yè)所采用的考評(píng)表格沒(méi)有統(tǒng)一的形式，繁簡(jiǎn)不一，有些表格簡(jiǎn)列各項(xiàng)考評(píng)因素和幾個(gè)空格由主管圈選，有些則需由主管和下屬共同設(shè)計(jì)商定。表格的形式并無(wú)嚴(yán)格要求，只要達(dá)到考評(píng)目的，簡(jiǎn)潔適用就可以。表格的設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能一目了然，表格中的文字也應(yīng)準(zhǔn)確清晰，像“可靠性”“責(zé)任感”“優(yōu)良”等字眼都不夠明確，容易使主管與下屬產(chǎn)生誤解。

　　所有的考評(píng)表格都應(yīng)該包括考評(píng)要素和考評(píng)指標(biāo)體系，以及考評(píng)應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。具有這些條件的考評(píng)表才能把對(duì)員工的期望表達(dá)清楚，使主管與下屬對(duì)工作及問(wèn)題的認(rèn)識(shí)趨于一致。設(shè)計(jì)完成后，應(yīng)按照考評(píng)的對(duì)象，根據(jù)實(shí)際需要印制一定數(shù)量的考評(píng)表格，再發(fā)給有關(guān)人員。本章附件中所列出的績(jī)效管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為第一節(jié)第二單元“某餐飲股份有限公司員工績(jī)效管理的暫行規(guī)定。<草案)”中所設(shè)計(jì)的專用表格，可供讀者參考。

　　二、收集考評(píng)數(shù)據(jù)記錄

　　實(shí)施績(jī)效考評(píng)評(píng)估應(yīng)該搜集各種有關(guān)的數(shù)據(jù)資料．以便對(duì)員工做出正確而全面的評(píng)價(jià)，如果未能做到這一點(diǎn)，就只能憑模糊’的記憶來(lái)評(píng)判。因此，人力資源部門(mén)設(shè)計(jì)印制的各種對(duì)部門(mén)和員工績(jī)效進(jìn)行考評(píng)的相關(guān)表格。應(yīng)明確規(guī)定填報(bào)考評(píng)表格的時(shí)間。人力資源部在發(fā)出表格后，如果在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)仍未能收齊考評(píng)數(shù)據(jù)記錄，則應(yīng)與部門(mén)負(fù)責(zé)人聯(lián)系，以確保考評(píng)工作的順利進(jìn)行。考評(píng)工作的延誤可能是由于部門(mén)負(fù)責(zé)人工作非常繁忙，沒(méi)有時(shí)間交考評(píng)表，也有可能還有其他原因。因此，在考評(píng)期限前，應(yīng)及時(shí)了解考評(píng)的進(jìn)度情況，與各負(fù)責(zé)考評(píng)的有關(guān)人員進(jìn)行溝通，要求其按時(shí)完成本階段的考評(píng)工作。

　　三、考評(píng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)

　　收齊各種考評(píng)表之后，應(yīng)根據(jù)績(jī)效考評(píng)的要求，將員工考評(píng)結(jié)果進(jìn)行分類整理，要確保數(shù)據(jù)檢驗(yàn)的正確性。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)之前進(jìn)行以下的檢驗(yàn)：

　　1．識(shí)別信息檢驗(yàn)，如崗位名稱與員工姓名是否正確，與實(shí)際相符；員工名單是否有遺漏等。

　　2．考評(píng)程序與方法合理性的檢驗(yàn)。

　　3．考評(píng)數(shù)據(jù)的信度檢驗(yàn)。

　　4．考評(píng)數(shù)據(jù)的效度檢驗(yàn)。

　　四、數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)處理

　　如果數(shù)據(jù)少、簡(jiǎn)單，可用手工處理；數(shù)據(jù)多、復(fù)雜，則用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，即把各種考評(píng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，報(bào)據(jù)需要調(diào)用。按考評(píng)數(shù)據(jù)的情況，利用計(jì)算機(jī)選擇或設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)軟件表格，用于存儲(chǔ)有關(guān)資料和數(shù)據(jù)。考評(píng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)至少包括以下項(xiàng)目：?jiǎn)T工編號(hào)、部門(mén)、人數(shù)、考評(píng)類別、考評(píng)分?jǐn)?shù)、考評(píng)項(xiàng)目等。重要的是給文檔起一個(gè)文件名以易識(shí)別。可以用掃描儀把原始數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)歸類系統(tǒng)中，使用掃描儀可以解決用大量時(shí)間輸入和校對(duì)資料的問(wèn)題。為確保考評(píng)資料的保密性，應(yīng)設(shè)立密碼。當(dāng)考評(píng)數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)在磁盤(pán)上時(shí)，制作備份是非常重要的。

　　五、考評(píng)數(shù)據(jù)的保存

　　考評(píng)數(shù)據(jù)的保存應(yīng)該滿足考評(píng)工作的要求，根據(jù)需要能迅速檢索，及時(shí)調(diào)用，這對(duì)考評(píng)工作的有效運(yùn)作是至關(guān)重要的。如果你的辦公桌上堆滿了許多文件，當(dāng)需要查找某個(gè)數(shù)據(jù)時(shí)，可能要花費(fèi)大量時(shí)間，因此，在處理考評(píng)數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立檢索目錄，并定期進(jìn)行歸類整理。按類歸檔、存檔的考評(píng)數(shù)據(jù)更易查找使用。

　　六、文檔的保管

　　考評(píng)數(shù)據(jù)和資料必須保存一定時(shí)間，以滿足企業(yè)人力資源管理的需要。至于時(shí)間的長(zhǎng)短，可根據(jù)各個(gè)單位的需求有所不同。每個(gè)單位應(yīng)有保留數(shù)據(jù)的規(guī)定，統(tǒng)計(jì)的信息必須保留到統(tǒng)計(jì)匯總?cè)〉昧苏_的結(jié)果。每年要對(duì)所存儲(chǔ)的考評(píng)數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行一次全面的檢查，識(shí)別出哪些是要保留的資料，哪些是沒(méi)有保留價(jià)值應(yīng)當(dāng)清理的資料。員工的考評(píng)數(shù)據(jù)和資料，必須注意保密。有些企業(yè)還有供各個(gè)部門(mén)公共使用的中央人事檔案庫(kù)，集中保管考評(píng)數(shù)據(jù)資料，有些企業(yè)采用各部門(mén)保管考評(píng)數(shù)據(jù)資料的方式，而有些企業(yè)同時(shí)采用上述兩種存儲(chǔ)考評(píng)資料的方式。

　　(一)集中歸檔的優(yōu)點(diǎn)與不足

　　1．優(yōu)點(diǎn)

　　(1)可以避免考評(píng)資料的重復(fù)；

　　(2)只需要一種存檔程序；

　　(3)工作人員能提供質(zhì)量更好的服務(wù)；

　　(4)不會(huì)出現(xiàn)積壓、等待歸檔的考評(píng)資料。

　　2．不足

　　(1)不同部門(mén)可能會(huì)需要某些考評(píng)記錄，導(dǎo)致這些記錄必須復(fù)制；

　　(2)一種歸檔制度不能滿足各部門(mén)的需求。

　　(二)考評(píng)文檔的分類管理

　　1．按字母順序。這是最常見(jiàn)的方法，按字母順序歸類的規(guī)則。

　　2．按數(shù)字順序。每一個(gè)文件分配一個(gè)號(hào)碼，而文件則按數(shù)字從低到高的順序排列，每個(gè)員工一個(gè)號(hào)碼，因此，要在卡片上保留所有的號(hào)碼索引(可用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)存)。

　　(三)考評(píng)文檔的安全

　　為確保考評(píng)數(shù)據(jù)資料的安全，應(yīng)采取相應(yīng)措施：

　　1．考評(píng)資料應(yīng)立即歸檔，不應(yīng)留在桌子上。

　　2．文件柜應(yīng)鎖好。

　　3．當(dāng)離開(kāi)辦公室時(shí)，應(yīng)注意鎖上辦公室的門(mén)和抽屜。

　　4．復(fù)印考評(píng)資料完成后，不要忘記從復(fù)印機(jī)上取走原件。

　　5．考評(píng)資料只供有此權(quán)限的人使用，借用要簽收。

　　6．在清理不再需要的考評(píng)資料時(shí)，用碎紙機(jī)粉碎。

　　7．考評(píng)文檔在辦公室之間互相傳遞時(shí)，應(yīng)始終放在文件夾中攜帶，以防考評(píng)資料撒落丟失。

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