11.5 檔案管理

11.5.1 貸款檔案管理的原則和模式

檔案管理的原則主要有：管理制度健全、人員職責明確、檔案門類齊全、信息利用充分、提供有效服務。（5）

具體要求如下：

1．信貸檔案實行集中統一管理原則

2．信貸檔案采取分段管理、專人負責、按時交接、定期檢查的管理模式

（1）分段管理：分為執行中的信貸文件 （以下簡稱信貸文件）和結清后的信貸檔案（以下簡稱信貸檔案）兩個階段

（2）專人負責

（3）按時交接

（4）定期檢查

11.5.2 貸款文件的管理

1. 貸款文件分類

一級文件 （押品） ：信貸抵 （質） 押契證和有價證券及押品契證資料收據和信貸結清通知書。

二級信貸文件：法律文件和貸前審批及貸后管理的有關文件。

2. 貸款文件管理

（1）一級文件（押品）的管理

①保管。 一級文件是信貸的重要物權憑證， 在存放保管時視同現金管理，指定雙人（以下簡稱押品保管員）,分別管理鑰匙和密碼，雙人入、出庫，形成存取制約機制

②交接。 押品保管員、 借款企業、 業務經辦人員三方各存一聯。

③借閱。 原則上不允許借閱。 如在下列特殊情況下， 確需借閱一級檔案的，必須提交申請書，經相關負責人簽批同意后，方可辦理借閱手續。

④結清、退還。借款企業、業務經辦人員和押品保管員三方共同辦理押品的退還手續

（2） 二級文件的管理

①保管。二級文件應按規定整理成卷，交信貸檔案員管理。

②交接。 業務經辦人員應在單筆信貸 （貸款） 合同簽訂后將前期文件整理入卷， 形成信貸文件卷，經信貸檔案員逐件核實后，移交管理。

③借閱。二級檔案內保存的法律文件、資料， 除審計、稽核部門確需查閱或進行法律訴訟的情況下， 不辦理借閱手續， 如借閱已歸檔的二級檔案時， 須經有關負責人簽批同意后，

填寫借閱申請表，方可辦理借閱手續。

11.5.3 貸款檔案的管理

貸款檔案是指已結清貸款的文件材料，經過整理立卷形成的檔案。

1. 保管期限分類

貸款檔案的保管期限自貸款結清（核銷）后的第 2 年起計算。其中：

（1）5 年期，一般適用于短期貸款， 結清后原則上再保管 5 年；

（2）20 年期，一般適用于中、長期貸款， 結清后原則上再保管 20 年；

（3） 永久， 經風險管理部及業務經辦部門認定有特殊保存價值的項目可列為永久保存。

2. 貸款檔案管理

貸款檔案員在貸款結清（核銷）后，完成該筆貸款文件的立卷工作，形成貸款檔案

永久、 20 年期貸款檔案應由貸款檔案員填寫貸款檔案移交清單后向本行檔案部門移交歸檔；

業務經辦部門需將本部已結清的、屬超權限上報審批的貸款檔案案卷目錄一份報送上級行風險管理部門備查。

3. 貸款檔案的銷毀

保存到期的 20 年期貸款檔案由檔案部門按

貸款業務檔案----交業務經辦部門及風險管理部門鑒定， 形成正式的貸款檔案銷毀清單， 由業務經辦部門、 風險管理部門及行長辦公室三方負責人在正式清單上審批簽字；

風險評審檔案----交風險管理部門鑒定，由風險管理部門及行長辦公室負責人審批簽字。